De vergeten randvoorwaarden van de agile transitie

Geschreven door Maarten-Jan van Gool

Gepubliceerd op 13 juni 2019

In de vorige blog op praegus.nl had collega Jochem het over “Organizational Citizenship Behavior”: gedrag dat mensen ten toon spreiden als ze hart hebben voor de organisatie waar ze voor werken. Ik kan niet anders zeggen dan dat ik het helemaal eens ben met Jochem: Organizational Citizenship Behavior is essentieel voor een organisatie om effectiever te worden. 

Dit geldt zeker als er sprake is van een (poging tot een) agile transitie binnen een organisatie. Het voorbeeld van ‘het printpapier aanvullen’ van Jochem triggerde bij mij iets dat in dit soort transities, in ieder geval in mijn ervaring, vaak onderbelicht is: de ondersteuning van de teams en medewerkers die moeten veranderen. Ik zal een paar voorbeelden geven die ik zelf in de afgelopen jaren heb meegemaakt:

  • Een agile team werkt het beste samen als ze dagelijks in dezelfde kamer werken. Dit past echter niet bij het parkeerbeleid en ‘het nieuwe werken’ in het pand. Iedereen zit dus thuis of op grote loopafstand van elkaar te werken in grote, rumoerige, open kantoortuinen, waardoor teamcohesie opbouwen heel moeilijk is.
  • Een team heeft een groot scherm nodig waarop een laptop aangesloten kan worden voor een dagstart met videoconferencing. De aanvraag voor het scherm wordt echter na weken (of maanden!) wachten afgewezen. Niet omdat er geen scherm is (die hangt er), maar omdat er geen kabel aan gehangen mag worden (en niemand ‘durft’ het scherm te beheren en een beslissing te nemen).
  • Een team wil graag zijn definition-of-done aan de muur hangen. De medewerker van de facilitaire dienst trekt deze met de uitroep “Dit mag niet!” van de muur af en gooit deze weg.
  • Een nieuw teamlid heeft een laptop nodig. De levertijd van laptops is echter 2 tot 6 weken.
  • Een retrospective doen is praktisch onmogelijk, want op de dagen dat iedereen er is, zijn alle ruimtes tot het einde van het jaar volgeboekt.

Veranderingen in een organisatie vergen veel van je medewerkers. Mensen zijn al jaren een werkwijze gewend, inclusief sturend management en faciliterende collega’s. En dan wordt ‘ineens’ alles agile en worden ze in een ‘zelfsturend’ team gedropt. Vervolgens blijkt dat dit ‘zelfsturende’ team eigenlijk maar heel weinig te zeggen heeft over hoe ze hun werk het beste kunnen doen. Er komen dan nuttige punten uit de (eerste) retrospective naar boven, waar flink over de oplossing gediscussieerd is. En als dan iedereen enthousiast is over de oplossing, dan blijkt bij de uitvoering dat de oplossing wordt gefrustreerd door iets simpels als: ‘we krijgen geen magnetisch whiteboard’.

Dit soort ervaringen leiden vaak tot een rem op het hele proces en ook tot heel veel frustratie. Het is één van de redenen dat veel retrospective-punten sprint na sprint terugkomen en mensen op een bepaald moment de hoop maar opgeven en weer in oude patronen vervallen. Wat mogelijk tot gevolg heeft dat een dure agile coach ingehuurd wordt om te kijken waarom ‘het team’ niet functioneert.

Mijn gevoel zegt me dat in dit soort situaties de focus vaak te direct op de teams zelf ligt. Terwijl we vanuit de agile gedachte teams veel verantwoordelijkheid willen laten nemen voor hun product, blijven we vaak wel ‘werknemertje pesten’ door te beknibbelen op facilitaire diensten of er een woud van bureaucratie omheen te trekken.

Ik snap best dat bij de aanschaf van een nieuw scherm voor een stand-up, of de levering van een nieuwe laptop, bepaalde overwegingen gedaan moeten worden wat betreft de kosten. Maar het lijkt er vaak op of de kosten van bijvoorbeeld apparatuur compleet los gezien worden van de baten. Wat kost het eigenlijk als een medewerker een maand niet kan werken? Hoeveel laptops kun je daarvan kopen? Is dat een weken durend proces echt waard?

Als er tijd, geld en energie gestoken wordt in het creëren van een omgeving waar mensen prettig kunnen werken, dan gaan ze dit ook doen. Al helemaal als ze de ruimte krijgen om hun werkomgeving in te richten op een manier die voor hun efficiënt is. Naar mijn idee zou dit via het management, maar ook via facilitair niet tegengewerkt, maar gefaciliteerd moeten worden. Misschien moet de agile transitie wel hier beginnen!

Reacties

Anko op 19 juni 2019, 08:30

Ehm, als ik jouw ScrumMaster was geweest dan had ik die impediments echt wel voor je weggewerkt, of laten wegwerken 😉

Reageren

Schrijf een reactie

Gerelateerde artikelen