RPA, Robotic process automation

Wat is robotic process automation? 

Robotic Process Automation, afgekort RPA, is een techniek om bedrijfsprocessen in complexe IT-systemen te automatiseren. Vandaag de dag zijn veel softwarepakketten complexer dan ooit, toch is nieuwe functionaliteit vaak nodig om handelingen efficiënter, sneller en slimmer uit te voeren. De ontwikkeling van dit soort features kan, afhankelijk van de systemen, veel werk en de nodige kosten met zich meebrengen. Soms is dat noodzakelijk, maar soms zijn er ook andere manieren en dat is wanneer RPA een goed alternatief kan zijn. 

Wanneer gebruik je robotic process automation? 

RPA is onder andere in te zetten in de volgende situaties; 

  1. Datamigraties, het migreren van niet al te grote hoeveelheden data (afhankelijk van de gebruikte techniek) kan snel en betrouwbaar met een RPA-oplossing gebeuren. RPA kan hierbij gebruikt worden voor het uitlezen, invoeren of beide; 
  2. Data-entry, het of aanpassen van data in een bestaand systeem kan vaak efficiënt en snel uitgevoerd worden met RPA; 
  3. Dataconversie, is grotendeels gelijk aan datamigratie, met de toevoeging dat data tussentijds structuur en soms zelfs inhoudsaanpassingen krijgt. Ook hier kan RPA helpen voor het uitlezen en invoeren van data; 
  4. Er worden regelmatig een aantal routinehandelingen uitgevoerd in een systeem, ooit moet er functionaliteit voor komen, maar dat is op dit moment nog niet mogelijk. Ook hier kan RPA een goede (tijdelijke) oplossing zijn. 

Uiteraard is in een aantal van bovenstaande gevallen te werken met databases, toch zijn er genoeg situaties waarin dat niet wenselijk is. Wat als de benodigde functionaliteit eigenlijk maar voor éénmalig gebruik is? Stel je voor dat je een serie klanten in het systeem hebt staan waarbij ooit data verkeerd is ingevoerd. Het kan dan een hoop tijd, geld en werk kosten om al deze data met de hand aan te passen. Het alternatief, om functionaliteit te bouwen om deze aanpassing te verrichten, kost veel tijd en wellicht is de functionaliteit in de toekomst nergens meer voor nodig. Anderzijds is het risico lopen dat er databaserelaties niet correct verwerkt worden na een aanpassing ook niet gewenst. 

Een ander voorbeeld: er moet een koppeling tussen twee legacy systemen gemaakt worden, of tussen een legacy systeem en een nieuw systeem. Aan het legacy systeem valt niet of moeilijk te sleutelen en de database is lastig te doorgronden. Soms is het dan alsnog goed mogelijk om de benodigde informatie uit legacy systemen te halen, door deze te laten lezen uit de frontend. Ook dit kan met RPA uitgevoerd worden. 

Waar is robotic process automation in te zetten? 

Voorbeelden van toepassingen waar RPA interessant kan zijn, zijn dataconversies op systemen waar het te kostbaar is om aanpassingen of uitbreidingen t.b.v de migratie te doen. Ook situaties waar  een proof of concept of voorbeeld van hoe de data gaat landen in systemen gewenst is, kan RPA een oplossing zijn. 

Veel (tijdelijke) repetitieve handmatige taken kunnen worden uitgevoerd door middel van RPA. 

Hoe start ik met robotic process automation? 

Of een applicatie wel of niet geschikt is voor RPA en de beste manier om dit uit te voeren is van veel factoren afhankelijk. Er zijn generieke stukken software verkrijgbaar die processen kunnen automatiseren. Vaak schrijf je hiervoor zelf scripts en in een aantal gevallen kan er via een gebruikersinterface een proces in elkaar geklikt worden.  

De klassieke RPA tools zijn vooral geschikt om op een gebruikersinterface acties uit te voeren, maar de echte winst is te behalen door op de juiste manier met applicaties te communiceren. Dit kan via een gebruikersinterface, maar ook via services, API’s, of een directe verbinding met een database.  

Welke robotic process automation oplossingen biedt Praegus? 

Praegus is specialist op het gebied van geautomatiseerd testen. Vanuit dat vakgebied is het al jaren ons werk om applicaties, ketens en processen te automatiseren. Op alle denkbare niveaus. 

We onderzoeken voor elke situatie op welke manier een proces het meest effectief geautomatiseerd kan worden en welke tools hiervoor nodig zijn. Vaak is veel mogelijk met open source tools, maar in bepaalde gevallen is een commerciële RPA-tool een betere oplossing. 

Wij richten ons op: 

  1. Het inzichtelijk maken van de processen; 
  2. Automatiseren van processen met een tool en route die past bij de omgeving en de mensen die ermee moeten werken; 
  3. Valideren van de uitgevoerde processen en bewerkte data. 

Praegus adviseert altijd te starten met een proof of concept. Wanneer wij een proof-of-concept begeleiden heeft u binnen een week inzicht in de mogelijkheden en onmogelijkheden van de gekozen tool binnen uw organisatie en proces. Neem voor meer informatie contact met ons op.